Regulamin świadczenia usług

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

• ·Regulamin - niniejszy Regulamin świadczenia usług w ramach Serwisu Internetowego KlubSeniora.
• ·Serwis Internetowy, Serwis - serwis internetowy dostępny pod adresem www.klubseniora.online.
• ·Aplikacja KlubSeniora, Aplikacja - aplikacja dostępna w modelu Software-as-a-Service pod adresem app.klubseniora.online, umożliwiająca Klientom koordynację opieki nad seniorami w ramach prowadzonej instytucji.
• ·Kodeks cywilny - ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
• ·RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
• ·Klient, Instytucja - podmiot korzystający z Aplikacji w ramach prowadzonej działalności opiekuńczej, w szczególności: klub seniora, dzienny dom pobytu, dom pomocy społecznej, uniwersytet trzeciego wieku, hospicjum, ośrodek pomocy społecznej, osiedle senioralne, firma opieki domowej lub jednostka samorządu terytorialnego.
• ·Opiekun - osoba fizyczna upoważniona przez Klienta do korzystania z Aplikacji w jego imieniu (np. kierownik placówki, opiekun, animator, pracownik socjalny).
• ·Senior, Podopieczny - osoba objęta opieką przez Klienta, której dane są przetwarzane w Aplikacji przez Opiekunów Klienta.
• ·Pakiet, Subskrypcja - wariant płatnej usługi dostępu do Aplikacji, określający limit Seniorów, liczbę Opiekunów oraz zakres funkcjonalności (Starter, Standard, Pro, Enterprise).
• ·DPA (Data Processing Agreement) - umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawierana pomiędzy Klientem (administratorem) a Właścicielem (procesorem), stanowiąca Załącznik nr 2 do Regulaminu.
• ·Bon Senioralny - świadczenie pieniężne dla osób 75+ wprowadzone ustawą z 2026 r., którego rozliczanie i raportowanie może być prowadzone w Aplikacji w pakiecie Enterprise.
• ·Właściciel Serwisu, Właściciel - dysponent domeny www.klubseniora.online, spółka pod firmą MS Global sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, al. Zwycięstwa 241/13, 81-521 Gdynia, KRS: 0000672011, NIP: 7792461699, REGON: 366976559.

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z Serwisu oraz świadczenia usług drogą elektroniczną w ramach platformy KlubSeniora. Serwis Internetowy prowadzony jest przez Właściciela Serwisu.

Niniejszy Regulamin określa w szczególności:

• ·zasady korzystania z Serwisu i Aplikacji KlubSeniora,
• ·warunki rejestracji konta Klienta oraz korzystania z Pakietów subskrypcyjnych,
• ·warunki dokonywania płatności oraz rozliczeń,
• ·zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA),
• ·tryb postępowania reklamacyjnego,
• ·zasady Polityki Prywatności - na podstawie Załącznika nr 1 do niniejszego Regulaminu, który stanowi jego integralną część.

Aplikacja KlubSeniora przeznaczona jest wyłącznie dla podmiotów prowadzących działalność opiekuńczą wobec grupy seniorów. Nie jest przeznaczona dla konsumentów ani dla indywidualnych rodzin - dla tej grupy Właściciel prowadzi osobny produkt pod adresem BliskoSeniora.online.

Właściciel Serwisu dołoży starań, aby korzystanie z Serwisu Internetowego oraz Aplikacji było możliwe dla Klientów z użyciem wszystkich popularnych przeglądarek internetowych, systemów operacyjnych, typów urządzeń oraz typów połączeń internetowych.

Minimalne wymagania techniczne:

• ·komputer, laptop, tablet lub smartfon z dostępem do Internetu,
• ·dostęp do poczty elektronicznej,
• ·przeglądarka internetowa: Mozilla Firefox, Opera, Google Chrome, Safari lub Microsoft Edge w aktualnej wersji,
• ·zalecana minimalna rozdzielczość ekranu: 1280×800,
• ·włączenie w przeglądarce możliwości zapisu plików Cookies oraz obsługi JavaScript.

Klienci mogą uzyskać dostęp do niniejszego Regulaminu w każdym czasie za pośrednictwem odnośnika zamieszczonego na stronie głównej Serwisu Internetowego oraz pobrać go i sporządzić wydruk lub utrwalić na dowolnym nośniku.

Podane w Serwisie Internetowym informacje o usługach, w tym ceny Pakietów, stanowią zaproszenie do zawarcia umowy w rozumieniu art. 71 Kodeksu cywilnego, a nie ofertę w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego.

Właściciel Serwisu dokłada najwyższych starań, aby Klienci mieli możliwość nieprzerwanego korzystania ze wszystkich funkcjonalności Serwisu i Aplikacji, zastrzegając jednak możliwość czasowego zawieszenia funkcjonowania w celu przeprowadzania konserwacji, aktualizacji lub napraw.

W celu przeglądania treści Serwisu Internetowego Klient nie musi dokonywać rejestracji. Korzystanie z Aplikacji wymaga rejestracji konta Klienta oraz wykupienia Pakietu subskrypcyjnego.

Wszelkie elementy graficzne, rozwiązania techniczne i inne elementy Serwisu Internetowego oraz Aplikacji, w szczególności kod HTML, arkusze CSS, skrypty JavaScript, grafiki i logotypy, podlegają ochronie prawnej pod kątem praw autorskich.

Klient nie ma prawa kopiować ani utrwalać elementów ani całości Serwisu lub Aplikacji bez uprzedniej zgody Właściciela.

Właściciel Serwisu może pozbawić Klienta prawa do korzystania z Aplikacji ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy:

• ·podane przez niego dane są niezgodne z prawdą, niedokładne, nieaktualne lub wprowadzają w błąd,
• ·dopuścił się za pośrednictwem Serwisu lub Aplikacji naruszenia dóbr osobistych osób trzecich lub Seniorów objętych opieką,
• ·dopuścił się zachowań niezgodnych z przepisami prawa, dobrymi obyczajami lub godzących w dobre imię Właściciela,
• ·nie posiada właściwej podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych Seniorów wprowadzanych do Aplikacji,
• ·nie przestrzega postanowień Regulaminu lub zawartej umowy DPA.

Klient korzystając z Serwisu i Aplikacji zobowiązany jest do:

• ·niedostarczania i nieprzekazywania treści o charakterze bezprawnym,
• ·niewykorzystywania Aplikacji w sposób sprzeczny z prawem, dobrymi obyczajami lub naruszający dobra osobiste osób trzecich lub Seniorów,
• ·posiadania właściwej podstawy prawnej (w szczególności zgody Seniora lub jego przedstawiciela ustawowego) do przetwarzania danych osobowych wprowadzanych do Aplikacji,
• ·korzystania z Aplikacji w sposób niezakłócający jej funkcjonowania,
• ·zapewnienia, że wszyscy Opiekunowie dodani do konta Klienta zostali zapoznani z Regulaminem oraz są upoważnieni do przetwarzania danych osobowych w ramach struktury organizacyjnej Klienta.

Aplikacja KlubSeniora jest narzędziem SaaS przeznaczonym dla instytucji opiekujących się grupami seniorów, umożliwiającym koordynację opieki, ewidencję podopiecznych, zarządzanie planem zajęć, rejestrację leków i wizyt oraz raportowanie dla organu prowadzącego.

Aplikacja jest dostępna pod adresem app.klubseniora.online i nie wymaga instalacji - działa w przeglądarce (PWA) na komputerze, tablecie i smartfonie.

Podstawowe funkcje Aplikacji obejmują:

• ·ewidencję Seniorów z pełnym profilem (dane kontaktowe, leki, alergie, kontakt do rodziny),
• ·planowanie i ewidencję zajęć z kontrolą frekwencji,
• ·zarządzanie listą leków i potwierdzanie ich przyjęcia,
• ·kalendarz wizyt lekarskich i rehabilitacyjnych,
• ·dziennik samopoczucia i aktywności Seniorów,
• ·generowanie raportów (PDF / CSV) dla organu prowadzącego,
• ·zarządzanie rolami i uprawnieniami Opiekunów,
• ·w pakiecie Enterprise - integrację z Bonem Senioralnym oraz rozliczeniami z gminą.

Szczegółowy zakres funkcjonalności dostępnych w poszczególnych Pakietach określa cennik opublikowany na stronie głównej Serwisu.

Właściciel zastrzega prawo do modyfikacji, rozszerzania lub ograniczania zakresu funkcjonalności Aplikacji, z zachowaniem obowiązków wynikających z Rozdziału X (Postanowienia końcowe).

Proces rejestracji konta Klienta obejmuje:

• 1wypełnienie formularza rejestracji na stronie app.klubseniora.online - podanie nazwy instytucji, NIP, adresu, danych osoby kontaktowej oraz adresu e-mail,
• 2wybór Pakietu subskrypcyjnego (Starter / Standard / Pro / Enterprise),
• 3zaakceptowanie niniejszego Regulaminu, Polityki Prywatności oraz - w przypadku pakietu Enterprise - zawarcie umowy DPA w formie elektronicznej,
• 4dokonanie płatności (z wyjątkiem okresu próbnego, jeśli został udzielony),
• 5aktywację konta i możliwość dodania Opiekunów oraz Seniorów.

Dostępne pakiety subskrypcyjne:

• ·Starter (49 zł/mies. netto) - do 15 Seniorów, 2 Opiekunów, podstawowe funkcje.
• ·Standard (149 zł/mies. netto) - do 50 Seniorów, 3 Opiekunów, rozszerzone raportowanie i plan zajęć.
• ·Pro (299 zł/mies. netto) - do 100 Seniorów, 5 Opiekunów, pełne funkcje wraz z widokiem dla rodzin.
• ·Enterprise - 100+ Seniorów, 20+ Opiekunów, wycena indywidualna, kontrakt minimum 12-miesięczny, white-label, integracja z Bonem Senioralnym.
• ·Dodatkowy opiekun (+19 zł/mies. netto) - dodatek dostępny w każdym Pakiecie, pozwalający liniowo skalować zespół bez zmiany Pakietu.

Subskrypcja zawierana jest na czas nieoznaczony z miesięcznym okresem rozliczeniowym. Klient może wypowiedzieć subskrypcję w dowolnym momencie z zachowaniem bieżącego okresu rozliczeniowego.

W przypadku pakietu Enterprise umowa zawierana jest na okres minimum 12 miesięcy z możliwością przedłużenia. Warunki szczegółowe, w tym rabaty za płatność roczną z góry (15–20%), określa odrębna umowa ramowa.

Właściciel może oferować okresy próbne (pilotaże) w wymiarze do 30 dni, na warunkach określonych odrębnie w umowie pilotażowej. Zakończenie pilotażu nie powoduje automatycznego naliczenia opłat - decyzję o przejściu na płatną subskrypcję podejmuje Klient.

Ceny wszystkich Pakietów podawane są w polskich złotych (PLN) netto. Do cen doliczany jest podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Akceptowane formy płatności:

• ·szybkie przelewy online (BLIK, przelewy bankowe) za pośrednictwem operatora płatności,
• ·karta płatnicza (Visa, Mastercard),
• ·przelew tradycyjny na podstawie faktury pro-forma (dla pakietów Standard, Pro i Enterprise),
• ·faktura z odroczonym terminem płatności 14 dni (dla jednostek samorządu terytorialnego oraz pakietu Enterprise).

Po każdej opłaconej płatności Klient otrzymuje fakturę VAT drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany podczas rejestracji, zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

W przypadku opóźnienia w płatności przekraczającego 14 dni, Właściciel ma prawo zawiesić dostęp do Aplikacji po uprzednim wezwaniu do zapłaty. Dane wprowadzone przez Klienta są zachowywane przez kolejne 30 dni. Po tym okresie, w razie braku uregulowania należności, konto może zostać trwale usunięte, a dane zachowane zgodnie z obowiązkami prawnymi i DPA.

Klient ma prawo do zmiany Pakietu w dowolnym momencie. Zmiana na wyższy pakiet (upgrade) następuje natychmiastowo z proporcjonalnym rozliczeniem. Zmiana na niższy pakiet (downgrade) następuje od kolejnego okresu rozliczeniowego.

W związku ze specyfiką usługi Aplikacji występują dwie odrębne role w zakresie przetwarzania danych osobowych:

Właściciel jako Administrator danych

W zakresie danych osobowych Klienta oraz osób go reprezentujących (imię, nazwisko, e-mail, NIP, dane kontaktowe) - zebranych w procesie rejestracji, obsługi reklamacji oraz komunikacji handlowej - Właściciel jest Administratorem danych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO. Zasady przetwarzania tych danych określa Polityka Prywatności stanowiąca Załącznik nr 1.

Klient jako Administrator danych Seniorów

W zakresie danych osobowych Seniorów wprowadzanych do Aplikacji przez Opiekunów - w szczególności imion, nazwisk, dat urodzenia, informacji o stanie zdrowia, przyjmowanych lekach, wpisów dziennikowych - Administratorem danych jest Klient. Właściciel działa wobec tych danych jako Podmiot przetwarzający (Procesor) w rozumieniu art. 4 pkt 8 RODO.

Umowa powierzenia (DPA)

Powierzenie przetwarzania danych osobowych Seniorów następuje na podstawie umowy powierzenia (DPA), stanowiącej Załącznik nr 2 do Regulaminu. Akceptacja Regulaminu jest równoznaczna z zawarciem umowy DPA w formie elektronicznej (art. 78¹ Kodeksu cywilnego).

Umowa DPA określa w szczególności: zakres i cel powierzenia, rodzaj danych, kategorie osób, których dane dotyczą, zobowiązania Procesora w zakresie bezpieczeństwa danych, procedurę w razie naruszenia ochrony danych, zasady podpowierzenia oraz prawo Klienta do audytu.

Obowiązki Klienta jako Administratora

Klient zobowiązany jest w szczególności do:

• ·uzyskania właściwej podstawy prawnej do przetwarzania danych Seniorów (w szczególności zgody Seniora lub jego przedstawiciela ustawowego albo powierzenia ze strony organu prowadzącego),
• ·zapewnienia wypełnienia obowiązku informacyjnego wobec Seniorów (art. 13 RODO),
• ·bieżącej aktualizacji uprawnień Opiekunów (dodawanie, usuwanie, modyfikacja),
• ·niezwłocznego poinformowania Właściciela o stwierdzonym naruszeniu ochrony danych dokonanym przez Opiekunów Klienta.

Podmioty podprzetwarzające (Sub-procesorzy)

Właściciel korzysta z pomocy podmiotów podprzetwarzających w zakresie infrastruktury technicznej. Aktualna lista oraz szczegóły roli każdego z nich znajdują się w Polityce Prywatności (Załącznik nr 1).

Właściciel Serwisu oświadcza, że Serwis i Aplikacja tworzone są i modernizowane z należytą starannością. Niemniej jednak, w granicach określonych przepisami prawa oraz postanowieniami niniejszego Regulaminu, Właściciel nie ponosi odpowiedzialności wobec Klientów lub osób trzecich za szkody wynikające z:

• ·korzystania z danych zawartych w Aplikacji w sposób sprzeczny z ich przeznaczeniem,
• ·przerw w dostępie do Aplikacji spowodowanych działaniem siły wyższej, atakiem hakerskim lub awarią niezależnego dostawcy infrastruktury,
• ·utraty danych spowodowanej działaniem lub zaniechaniem Klienta (np. usunięciem konta, niewłaściwym zarządzaniem uprawnieniami Opiekunów),
• ·nieprawidłowego działania urządzeń Klientów lub Opiekunów skutkującego brakiem możliwości korzystania z Aplikacji.

Aplikacja nie jest wyrobem medycznym w rozumieniu rozporządzenia MDR (UE) 2017/745 i nie służy do stawiania diagnoz ani leczenia. Jest narzędziem organizacyjnym wspomagającym koordynację opieki. Wszelkie decyzje medyczne pozostają w gestii uprawnionego personelu medycznego Klienta.

Właściciel zapewnia dostępność Aplikacji na poziomie 99% miesięcznie (dla pakietów Starter, Standard, Pro) oraz 99,5% miesięcznie (dla pakietu Enterprise, na podstawie odrębnego SLA). Dostępność liczona jest z wyłączeniem zaplanowanych okien konserwacyjnych oraz przypadków siły wyższej.

Odpowiedzialność Właściciela z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy ograniczona jest do wysokości opłat uiszczonych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa (w szczególności RODO i Kodeksu cywilnego).

Wszelkie reklamacje dotyczące funkcjonowania Serwisu, Aplikacji i świadczonych usług należy kierować do Właściciela Serwisu:

W zgłoszeniu reklamacyjnym należy podać nazwę instytucji (Klienta), przyczynę reklamacji, opis zdarzenia, dane kontaktowe osoby zgłaszającej oraz żądanie, jeśli dotyczy.

Właściciel Serwisu zobowiązuje się do rozpatrzenia każdej kompletnej reklamacji niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia jej wpływu. W przypadku reklamacji krytycznych (np. niedostępność Aplikacji) Właściciel podejmuje działania niezwłocznie, nie później niż w terminie 24 godzin roboczych.

W przypadku gdy zgłoszenie reklamacyjne zawiera braki uniemożliwiające jego rozpatrzenie, Właściciel Serwisu wzywa Klienta do jego uzupełnienia. Nieuzupełniona reklamacja może zostać pozostawiona bez rozpoznania.

Odpowiedź na reklamację zostanie udzielona w formie elektronicznej na adres wskazany przez Klienta lub w sposób, w jaki reklamacja została złożona.

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie właściwe przepisy prawa polskiego, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO.

Właściciel Serwisu może dokonywać zmian w Regulaminie z ważnych przyczyn, w szczególności: zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu świadczonych usług lub zmian technologicznych. Wszelkie zmiany Regulaminu będą komunikowane Klientom drogą elektroniczną (e-mail) oraz przez wyróżniony komunikat w Aplikacji. Zmiany wchodzą w życie w terminie nie krótszym niż 14 dni od dnia ich opublikowania. W tym okresie Klient ma prawo wypowiedzieć umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia, jeśli nie akceptuje zmian. Dalsze korzystanie z Aplikacji po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.

Wszelkie spory wynikające z niniejszego Regulaminu będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Właściciela (Sąd Rejonowy w Gdyni lub Sąd Okręgowy w Gdańsku), zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania cywilnego.

Nieważność któregokolwiek z postanowień Regulaminu nie wpływa na ważność pozostałych jego postanowień.